Une base de connaissances IA, c’est l’ensemble des documents qu’un assistant consulte pour vous répondre : procédures, modèles, FAQ, notices. Bien construite, elle donne des réponses justes, dans votre vocabulaire. Mal construite, elle donne des réponses fausses avec assurance. Voici comment la mettre en place, pas à pas.
1. Partir des usages, pas des documents
Qui va poser des questions, et lesquelles ? « Le service client, sur nos produits et nos délais » n’appelle pas les mêmes documents que « les salariés, sur les congés et le télétravail ». Choisissez un métier et une à trois tâches pour commencer : c’est ce qui définit l’assistant et ses documents.
2. Préparer les documents
C’est l’étape qui fait la qualité des réponses.
- Choisir les seuls documents utiles à ces tâches : une base ciblée répond mieux qu’une base « fourre-tout ».
- Retirer les versions obsolètes et les doublons : deux procédures contradictoires, et l’assistant hésite.
- Écarter ce qui n’a rien à y faire : données personnelles non nécessaires, documents confidentiels d’un autre service.
- Garder la version de référence chez vous, dans un format ouvert (Word, PDF, Markdown) : l’outil n’en reçoit qu’une copie, et vous pourrez la réutiliser ailleurs.
3. Choisir l’outil et son offre
La plupart des grands outils d’IA proposent aujourd’hui, dans leurs offres pour les entreprises, de créer des assistants avec leurs propres documents. Comparez-les sur :
- le pays d’hébergement des données et l’utilisation pour l’entraînement ;
- la possibilité de créer plusieurs assistants, chacun avec ses documents et ses droits d’accès ;
- l’export de vos documents et de vos réglages ;
- le coût réel, au nombre d’utilisateurs actifs.
L’abonnement est souscrit à votre nom : vous restez propriétaire du compte.
4. Configurer l’assistant et les droits d’accès
- Rédiger des instructions courtes : rôle, ton, limites, et ce que l’assistant doit répondre quand il ne sait pas.
- Verser les documents préparés à l’étape 2.
- Définir qui peut l’utiliser et qui peut modifier ses documents.
- Décrire le tout dans une fiche d’assistant lisible, qui vous permettra de le recréer sur un autre outil.
5. Tester, puis ouvrir aux équipes
Avant d’ouvrir l’assistant, testez-le sur une vingtaine de vraies questions de l’équipe, avec la réponse attendue. Corrigez les documents ou les instructions quand la réponse est fausse. Puis ouvrez-le à un petit groupe, sensibilisé aux bons usages : l’assistant prépare, la personne vérifie et décide.
6. Faire vivre la base
- Un responsable par assistant, chez vous, qui tient les documents à jour.
- Une revue régulière : retirer ce qui est périmé, ajouter ce qui manque, à partir des questions restées sans bonne réponse.
- Un bilan à 3 mois : temps gagné, usage réel, coût. On ajuste, on étend ou on arrête.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qui distingue un assistant documentaire d’un chatbot ?
Le chatbot classique suit des scénarios écrits à l’avance. L’assistant documentaire répond à partir de vos documents, en langage courant, et peut citer ses sources.
Nos données sont-elles protégées ?
Elles le sont d’autant mieux que l’offre est choisie et réglée avec soin : compte au nom de l’entreprise, accès limités, double authentification, option d’entraînement désactivée quand l’éditeur le permet. C’est un engagement de moyens, que l’on vérifie outil par outil.
Faut-il un serveur ?
Non : l’outil est un service en ligne. Le vrai travail est dans le choix et la préparation des documents.
Comment Noroit peut vous aider
Nous repérons avec vous le premier assistant utile, préparons les documents, mettons l’outil en service à votre nom, configurons et testons l’assistant, puis accompagnons vos équipes. Tout ce que nous créons vous est remis.
