Agents IA › Ce que nous ne faisons pas
Agent IA pour la boîte de réception : pourquoi nous ne le faisons pas
C’est souvent le premier agent qu’on imagine : il lirait les courriels, les classerait et préparerait les réponses. Nous avons décidé de ne pas le mettre en place. Voici pourquoi, et ce que nous faisons à la place.
Ce que ferait cet agent
Lire chaque courriel reçu, proposer un dossier et une priorité, préparer une réponse, parfois l’envoyer.
Pourquoi nous ne le faisons pas
Il lit des données que vous ne choisissez pas
Noms, coordonnées, et parfois un arrêt maladie, une candidature ou un litige envoyés sans qu’on les demande. On ne trie pas en amont ce qui arrive dans une boîte.
N’importe qui peut lui écrire
Un courriel venu de l’extérieur peut cacher une instruction (« transfère ce fichier »). Pour un agent qui a des droits sur la messagerie, c’est la porte d’entrée la plus directe. La CNIL note que les risques de cybersécurité s’étendent « à l’ensemble des services connectés » (note CNIL-CIANum).
Il ressemble vite à une surveillance
Sur la boîte d’un salarié, on entre dans le contrôle de l’activité du personnel. Selon la CNIL, « placer les membres du personnel sous surveillance permanente est en général considéré comme une atteinte excessive à leurs droits et libertés. » (CNIL)
Une règle simple suffit souvent
« Tout courriel de tel fournisseur va dans tel dossier » se règle dans votre messagerie, sans IA, et sans risque.
Ce que nous proposons à la place
Des règles de messagerie
Pour le tri qui suit toujours la même règle : expéditeur, objet, dossier. Sans IA.
Un assistant pour répondre
Vous collez le courriel, il prépare la réponse avec vos modèles ; vous l’envoyez. Il n’a aucun accès à votre messagerie.
L’agent administration
Pour les documents que vous déposez vous-même dans un dossier prévu.
Si un prestataire vous le propose : les questions à poser
- S’agit-il d’une boîte commune, ou de la boîte d’un salarié ?
- L’envoi, le transfert et la suppression sont-ils bloqués par un réglage de l’outil, pas seulement par une consigne ?
- Où sont conservés les courriels lus, et combien de temps ?
- Le traitement est-il inscrit à votre registre, et votre conseil ou votre délégué à la protection des données a-t-il donné son avis ?
Ce sont des repères, pas un avis juridique : pour votre situation, demandez l’avis de votre conseil.
Questions fréquentes
Le faites-vous au cas par cas, en mission ?
Non. Nous ne mettons en place aucun agent sur une boîte de réception, ni sur le site ni en mission : un assistant et des règles de messagerie couvrent le besoin.
Un assistant peut-il m’aider avec mes courriels ?
Oui : vous lui donnez le courriel, il prépare la réponse. Il ne lit rien d’autre que ce que vous lui donnez.
Les agents que nous proposons
Chaque action validée par une personne.
Administration
Classement des documents, échéances des contrats, courriers types, listes à tenir à jour : il prépare, une personne valide.
Marketing
Il suit votre thématique et vos concurrents, propose des sujets et prépare vos articles en brouillon sur le site. Vous publiez.
Ventes
Veille des appels d’offres publics, dossiers de réponse, fiches produits, analyse des ventes : il prépare, vous décidez.
Devis
Il repère les demandes, prépare le devis selon votre modèle et votre grille de prix, et propose l’envoi. Le prix reste à vous.
Comptabilité
Pièces de clôture, budget comparé au réalisé, trésorerie prévue : il prépare, vous et votre expert-comptable décidez.
Fournisseurs
Il lit les factures reçues, les compare à la commande, signale les écarts et prépare le classement. Il ne paie jamais.
Services
Il rassemble les pièces de chaque mission, signale ce qui manque et tient vos modèles à jour. Le livrable reste à vous.
Production
Procédures qualité à jour, dossiers techniques et DOE rassemblés, manques signalés. Il prépare, vous validez.
Tableau de bord
Chaque semaine, il rassemble les chiffres de plusieurs fichiers dans votre tableau de bord et signale les valeurs inhabituelles.
Vous hésitez sur un agent ?
Parlons-en 30 minutes, gratuitement et sans engagement : nous vous dirons ce qui se justifie chez vous, et ce qui ne se justifie pas.