Agents IA › Ce que nous ne faisons pas
Agent IA pour saisir les commandes : pourquoi nous ne le faisons pas
Recopier une commande reçue en PDF est long. D’autres proposent un agent pour le faire ; nous avons choisi de ne pas le mettre en place. Voici pourquoi.
Ce que ferait cet agent
Lire les commandes, bons et ordres reçus, extraire les informations et les saisir dans votre logiciel.
Pourquoi nous ne le faisons pas
Il repose sur les coordonnées de vos clients
Noms, adresses de livraison, contacts : des données personnelles, dans des documents que vous ne choisissez pas.
Les documents viennent de l’extérieur
Un document reçu peut contenir une instruction cachée : l’agent la traite comme un contenu, mais le risque grandit avec ses droits d’écriture.
Une erreur de saisie engage l’entreprise
Une quantité, un prix ou une date mal lus deviennent une livraison erronée.
D’autres font un autre choix : le guide de la DGE pour la filière logistique et transport décrit un agent qui « crée automatiquement les ordres de transport à partir des emails et documents reçus, y compris les PDF. », avec des propositions « proposées à la validation de l’exploitant, qui garde la maîtrise tout en gagnant un temps précieux. » Nous avons choisi de ne pas confier les coordonnées de vos clients à un agent.
Ce que nous proposons à la place
Un assistant pour lire un document
Vous lui donnez la commande, il en extrait les informations ; vous saisissez.
Le formulaire de commande
Une commande saisie par le client dans un formulaire n’a pas besoin d’être recopiée.
L’agent tableau de bord
Pour suivre les volumes et les délais en chiffres globaux, sans nom de client.
Si un prestataire vous le propose : les questions à poser
- Qui valide chaque saisie avant son enregistrement ?
- Les droits d’écriture sont-ils limités au module concerné ?
- Que fait l’agent d’un document mal lisible : il le signale, ou il devine ?
Ce sont des repères, pas un avis juridique : pour votre situation, demandez l’avis de votre conseil.
Questions fréquentes
La DGE ne recommande-t-elle pas ce type d’agent ?
Son guide pour la logistique décrit ce cas, avec une validation par l’exploitant. C’est un choix possible ; nous avons fait celui de ne pas traiter les coordonnées de vos clients par un agent.
Un assistant suffit-il ?
Pour un document à la fois, oui : il extrait les informations, vous saisissez.
Les agents que nous proposons
Chaque action validée par une personne.
Administration
Classement des documents, échéances des contrats, courriers types, listes à tenir à jour : il prépare, une personne valide.
Marketing
Il suit votre thématique et vos concurrents, propose des sujets et prépare vos articles en brouillon sur le site. Vous publiez.
Ventes
Veille des appels d’offres publics, dossiers de réponse, fiches produits, analyse des ventes : il prépare, vous décidez.
Devis
Il repère les demandes, prépare le devis selon votre modèle et votre grille de prix, et propose l’envoi. Le prix reste à vous.
Comptabilité
Pièces de clôture, budget comparé au réalisé, trésorerie prévue : il prépare, vous et votre expert-comptable décidez.
Fournisseurs
Il lit les factures reçues, les compare à la commande, signale les écarts et prépare le classement. Il ne paie jamais.
Services
Il rassemble les pièces de chaque mission, signale ce qui manque et tient vos modèles à jour. Le livrable reste à vous.
Production
Procédures qualité à jour, dossiers techniques et DOE rassemblés, manques signalés. Il prépare, vous validez.
Tableau de bord
Chaque semaine, il rassemble les chiffres de plusieurs fichiers dans votre tableau de bord et signale les valeurs inhabituelles.
Vous hésitez sur un agent ?
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