Assistants IA › Documentation et gestion de la connaissance
Assistant IA pour la documentation et la base de connaissance
Des documents partout, des versions qui se contredisent : l’assistant rend votre documentation interrogeable en langage courant et cite la source de chaque réponse.
Ce que fait l’assistant
Ce qui reste à vous : Le choix des documents de référence, leur validation et leur mise à jour.
Des compétences pour les tâches qui reviennent
Une compétence est un savoir-faire écrit une fois, que l’assistant applique chaque fois que la tâche le demande. Exemples :
Réponse sourcée
La réponse avec le document et la page cités.
Liste des documents à revoir
Les documents périmés, en doublon ou contradictoires.
Ce qu’il ne fait jamais
- Il ne mélange pas dans un même assistant des documents de niveaux de confidentialité différents.
- Il n’invente pas une réponse quand le document manque.
- Il ne supprime aucun document.
Un exemple
Une PME a ses procédures dans trois espaces partagés. L’assistant répond aux questions des équipes en citant le document et repère douze procédures en double, dont deux contradictoires. La responsable de la documentation tranche et archive.
France Num cite l’usage : « rendre leur documentation consultable en langage naturel » (France Num). Le guide de la DGE rapporte aussi un retour d’expérience : « la non-exhaustivité des documents sélectionnés par le RAG pour ses réponses gênaient beaucoup d’employés » ; d’où le choix soigneux des documents et des réponses sourcées.
Vos données
Ce que vous lui confiez
- Procédures, guides, documents de référence
- Comptes rendus et retours d’expérience
- Votre plan de classement
Ce qui reste hors de l’outil
- Documents de niveaux de confidentialité différents dans un même assistant
- Dossiers du personnel et données de santé
- Mots de passe et codes d’accès
Le choix exact se fait avec vous à l’audit, selon vos documents, vos accords de confidentialité et l’offre de l’éditeur.
Pour aller plus loin
Un agent pour aller plus loin
Services
Il rassemble les pièces de chaque mission, signale ce qui manque et tient vos modèles à jour. Le livrable reste à vous.
À lire aussi : mettre en place une base de connaissances IA en 6 étapes ; comptes rendus de projets en base de connaissances.
RGPD et règlement européen sur l’IA
Chaque assistant est mis en place dans le respect du RGPD et du règlement européen sur l’IA (AI Act). Voici ce que cela veut dire, concrètement.
RGPD
- Le strict nécessaire. L’assistant ne reçoit que les documents utiles à son métier : le RGPD veut des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5).
- Une personne décide. L’assistant prépare ; il ne prend aucune « décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé » sur une personne (article 22).
- Des données exclues par défaut. Ni dossiers du personnel, ni paie, ni données de santé, ni fichier de clients ou de contacts ; y donner accès, comme à votre messagerie, est votre décision, écrite et sous votre responsabilité.
- L’éditeur vérifié. Nous vous indiquons où l’éditeur traite les données et combien de temps il les garde ; son contrat doit comporter les mentions de l’article 28.
- Votre registre à jour. Nous préparons avec vous la fiche du traitement pour votre registre.
Règlement européen sur l’IA
- Aucun usage interdit ni à haut risque. Les pratiques interdites (article 5) et les usages à haut risque (annexe III) sont exclus : c’est pourquoi nous ne trions pas de candidatures.
- La transparence. Un contenu généré par l’IA est signalé quand le règlement l’impose (article 50). Et nous ne mettons pas en place d’assistant qui répond seul à vos clients.
- Un responsable chez vous. Chaque assistant a un responsable, une fiche qui décrit ce qu’il fait et ce qu’il ne fait pas, et une charte d’usage connue de tous.
- La maîtrise de l’IA. Le règlement demande aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre « des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA par leur personnel » (article 4). L’accompagnement de vos équipes y contribue.
Vous restez responsable du traitement de vos données et de l’usage de l’outil ; quand nous accédons à vos données, c’est comme sous-traitant, pour les seuls besoins de la mission (nos CGV, articles 15 et 20). Nous ne promettons pas une conformité « clés en main » : nous vérifions, réglons et documentons avec vous. Ces repères ne remplacent pas l’avis de votre conseil.
Prix
Démarrage TPE : 1 800 € HT, la mise en service de l’outil et le premier assistant en une seule intervention. Compétences : 600 € HT pour une compétence simple, 1 200 € HT pour une compétence standard, test sur vos cas réels compris. Maintenance et support : dès 190 € HT par mois. Pour une PME ou une ETI, le prix dépend du nombre d’assistants et figure au devis.
L’abonnement à l’outil d’IA est à votre nom : vous le réglez directement à l’éditeur. Nous ne revendons aucun abonnement. Le détail : nos prix.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une base de connaissance ?
Les documents que l’assistant consulte pour répondre. Elle reste à vous, dans un format ouvert.
L’assistant peut-il se tromper ?
Oui. C’est pourquoi il cite sa source et signale quand le document manque.
Peut-on changer d’outil ?
Oui : la base reste dans un format ouvert, et l’export est testé dès la mise en service.
Les autres assistants
Direction
Résumer un document long avant une décision, préparer une réunion, rédiger une première version de note. L’assistant prépare, le dirigeant décide.
Commercial
Préparer un rendez-vous, rédiger une première version de proposition, répondre sur l’offre. Rien ne part chez un client sans relecture.
Juridique et conformité
Retrouver la bonne clause, vérifier un document face à un modèle, préparer une note de synthèse. L’assistant prépare, le juriste décide.
Ressources humaines
Répondre aux questions des salariés à partir de vos accords, préparer fiches et supports internes. Jamais de tri de candidatures.
Finance et comptabilité
Interroger vos rapports et procédures, produire résumés et tableaux de synthèse, standardiser vos commentaires. Accès réservé aux personnes habilitées.
Administration
Classer et retrouver vos documents, extraire les informations d’une facture, préparer des courriers types. Chaque information extraite est vérifiée.
Gestion de projets et bureaux d’études
Retrouver décisions, hypothèses et risques des projets passés, exploiter cahiers des charges et comptes rendus, adapter une synthèse à chaque public.
Qualité, sécurité, environnement
Procédures et modes opératoires en vigueur à portée de main, audits préparés, fiches mémo. Des référentiels vivants, utilisés sur le terrain.
Marketing et communication
Réutiliser vos contenus, décliner un message par public et par canal, synthétiser études et avis clients. Tout ce qui est publié est relu.
Service client et support
Préparer les réponses à partir de vos notices, FAQ et tickets résolus, repérer les manques de la documentation. Votre équipe relit et envoie.
Informatique
Répondre à la demande d’outils d’IA dans un cadre clair : un outil choisi, des accès séparés par métier, des comptes, des coûts et une sortie maîtrisés.
Recherche et développement
Interroger rapports internes, protocoles et résultats d’essais, synthétiser articles et documents techniques, comparer des options.
Cet assistant vous ferait gagner du temps ?
Parlons-en 30 minutes, gratuitement et sans engagement : nous vous dirons par où commencer, et ce qu’il ne fera pas.