Assistants IA › Gestion de projets et bureaux d’études
Assistant IA pour la gestion de projet et les bureaux d’études
Décisions, hypothèses, risques : l’expérience des projets passés se perd dans les comptes rendus. L’assistant la rend exploitable par toute l’équipe.
Ce que fait l’assistant
Ce qui reste à vous : Les choix techniques, la validation des calculs et des plans, et tout envoi au client.
Des compétences pour les tâches qui reviennent
Une compétence est un savoir-faire écrit une fois, que l’assistant applique chaque fois que la tâche le demande. Exemples :
Relevé de décisions
Le relevé d’une réunion de projet : décisions, actions, responsables, échéances.
Analyse d’un cahier des charges
Les exigences, les points flous et les questions à poser au client.
Ce qu’il ne fait jamais
- Il ne valide ni un calcul, ni un plan.
- Il ne remplace pas la revue par une personne compétente.
- Il ne mélange pas dans une même base les projets de clients différents.
Un exemple
Un bureau d’études démarre un projet proche d’un projet de 2024. L’assistant retrouve, dans les comptes rendus de l’époque, les hypothèses retenues et deux risques rencontrés. La cheffe de projet les reprend dans son plan.
La DGE cite l’« Assistant de recherche dans de la docu-mentation technique : métiers de la main-tenance en industrie, bureaux d’études » (guide de la DGE), et France Num l’usage d’« analyser des cahiers des charges » (France Num).
Vos données
Ce que vous lui confiez
- Comptes rendus, cahiers des charges, spécifications
- Retours d’expérience et listes de risques
- Vos modèles de synthèse
Ce qui reste hors de l’outil
- Les documents d’un client mélangés à ceux d’un autre
- Les données personnelles des interlocuteurs, sans nécessité
- Les secrets confiés par un client sans son accord
Le choix exact se fait avec vous à l’audit, selon vos documents, vos accords de confidentialité et l’offre de l’éditeur.
Pour aller plus loin
Un agent pour aller plus loin
Services
Il rassemble les pièces de chaque mission, signale ce qui manque et tient vos modèles à jour. Le livrable reste à vous.
Production
Procédures qualité à jour, dossiers techniques et DOE rassemblés, manques signalés. Il prépare, vous validez.
À lire aussi : transformer vos comptes rendus de projets en base de connaissances ; notre page BTP et bureaux d’études ; notre page Conseil et ESN.
RGPD et règlement européen sur l’IA
Chaque assistant est mis en place dans le respect du RGPD et du règlement européen sur l’IA (AI Act). Voici ce que cela veut dire, concrètement.
RGPD
- Le strict nécessaire. L’assistant ne reçoit que les documents utiles à son métier : le RGPD veut des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5).
- Une personne décide. L’assistant prépare ; il ne prend aucune « décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé » sur une personne (article 22).
- Des données exclues. Ni dossiers du personnel, ni paie, ni données de santé ; aucun fichier de clients ou de contacts chargé dans l’outil.
- L’éditeur vérifié. Nous vous indiquons où l’éditeur traite les données et combien de temps il les garde ; son contrat doit comporter les mentions de l’article 28.
- Votre registre à jour. Nous préparons avec vous la fiche du traitement pour votre registre.
Règlement européen sur l’IA
- Aucun usage interdit ni à haut risque. Les pratiques interdites (article 5) et les usages à haut risque (annexe III) sont exclus : c’est pourquoi nous ne trions pas de candidatures.
- La transparence. Un contenu généré par l’IA est signalé quand le règlement l’impose (article 50). Et nous ne mettons pas en place d’assistant qui répond seul à vos clients.
- Un responsable chez vous. Chaque assistant a un responsable, une fiche qui décrit ce qu’il fait et ce qu’il ne fait pas, et une charte d’usage connue de tous.
- La maîtrise de l’IA. Le règlement demande aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre « des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA par leur personnel » (article 4). L’accompagnement de vos équipes y contribue.
Vous restez responsable du traitement de vos données et de l’usage de l’outil ; quand nous accédons à vos données, c’est comme sous-traitant, pour les seuls besoins de la mission (nos CGV, articles 15 et 20). Nous ne promettons pas une conformité « clés en main » : nous vérifions, réglons et documentons avec vous. Ces repères ne remplacent pas l’avis de votre conseil.
Prix
Démarrage TPE : 1 800 € HT, la mise en service de l’outil et le premier assistant en une seule intervention. Compétences : 600 € HT pour une compétence simple, 1 200 € HT pour une compétence standard, test sur vos cas réels compris. Maintenance et support : dès 190 € HT par mois. Pour une PME ou une ETI, le prix dépend du nombre d’assistants et figure au devis.
L’abonnement à l’outil d’IA est à votre nom : vous le réglez directement à l’éditeur. Nous ne revendons aucun abonnement. Le détail : nos prix.
Questions fréquentes
L’assistant valide-t-il nos calculs ?
Non. Il retrouve et résume ; la validation technique reste à une personne compétente.
Les projets de nos clients restent-ils séparés ?
Oui. Nous organisons la base pour que les documents d’un client ne se mélangent pas à ceux d’un autre.
Est-ce un chef de projet IA ?
Non. C’est un assistant pour vos chefs de projet ; le métier de chef de projet IA est un autre sujet.
Les autres assistants
Direction
Résumer un document long avant une décision, préparer une réunion, rédiger une première version de note. L’assistant prépare, le dirigeant décide.
Commercial
Préparer un rendez-vous, rédiger une première version de proposition, répondre sur l’offre. Rien ne part chez un client sans relecture.
Juridique et conformité
Retrouver la bonne clause, vérifier un document face à un modèle, préparer une note de synthèse. L’assistant prépare, le juriste décide.
Ressources humaines
Répondre aux questions des salariés à partir de vos accords, préparer fiches et supports internes. Jamais de tri de candidatures.
Finance et comptabilité
Interroger vos rapports et procédures, produire résumés et tableaux de synthèse, standardiser vos commentaires. Accès réservé aux personnes habilitées.
Administration
Classer et retrouver vos documents, extraire les informations d’une facture, préparer des courriers types. Chaque information extraite est vérifiée.
Qualité, sécurité, environnement
Procédures et modes opératoires en vigueur à portée de main, audits préparés, fiches mémo. Des référentiels vivants, utilisés sur le terrain.
Marketing et communication
Réutiliser vos contenus, décliner un message par public et par canal, synthétiser études et avis clients. Tout ce qui est publié est relu.
Service client et support
Préparer les réponses à partir de vos notices, FAQ et tickets résolus, repérer les manques de la documentation. Votre équipe relit et envoie.
Informatique
Répondre à la demande d’outils d’IA dans un cadre clair : un outil choisi, des accès séparés par métier, des comptes, des coûts et une sortie maîtrisés.
Documentation et gestion de la connaissance
Rendre vos documents interrogeables, repérer les contenus obsolètes ou en doublon, tenir vos références dans un format ouvert.
Recherche et développement
Interroger rapports internes, protocoles et résultats d’essais, synthétiser articles et documents techniques, comparer des options.
Cet assistant vous ferait gagner du temps ?
Parlons-en 30 minutes, gratuitement et sans engagement : nous vous dirons par où commencer, et ce qu’il ne fera pas.