Assistants IA › Administration
Assistant IA administratif : documents, extraits, courriers
Retrouver un document, reporter les informations d’une facture, rédiger un courrier type : l’assistant prépare ; une personne vérifie avant de reporter quoi que ce soit.
Ce que fait l’assistant
Ce qui reste à vous : La vérification de chaque information, le report dans vos logiciels et tout envoi.
Des compétences pour les tâches qui reviennent
Une compétence est un savoir-faire écrit une fois, que l’assistant applique chaque fois que la tâche le demande. Exemples :
Courrier type
Un courrier rédigé à partir de votre modèle, avec les informations du dossier.
Extraction d’une facture
Les champs d’une facture reportés dans un tableau, vérifiés par la personne.
Ce qu’il ne fait jamais
- Il ne saisit rien dans vos logiciels : c’est le rôle d’un agent, chaque action validée.
- Il n’envoie rien.
- Il ne paie rien.
Un exemple
L’assistante de direction d’une PME doit répondre à une demande d’attestation. L’assistant retrouve le modèle, prépare le courrier avec les informations du dossier et signale une date à vérifier. Elle relit et envoie.
Pour France Num, « Devis, rapports, courriers, relances : dans une TPE – PME, les tâches administratives ne génèrent pas de chiffre d’affaires, mais elles dévorent du temps. » ; et « Ne publiez jamais un devis ou un document sans relecture : l’IA peut se tromper sur les prix, les quantités, les conditions particulières. » (France Num). L’organisation des processus d’administration est la deuxième finalité de l’IA déclarée par les entreprises de 10 salariés ou plus (38 % des effectifs), selon l’Insee.
Vos données
Ce que vous lui confiez
- Modèles de courriers et de documents
- Contrats, attestations et factures de l’entreprise
- Procédures administratives
Ce qui reste hors de l’outil
- Dossiers du personnel, paie, données de santé
- Boîtes de réception
- Mots de passe et codes d’accès
Le choix exact se fait avec vous à l’audit, selon vos documents, vos accords de confidentialité et l’offre de l’éditeur.
Pour aller plus loin
Un agent pour aller plus loin
Administration
Classement des documents, échéances des contrats, courriers types, listes à tenir à jour : il prépare, une personne valide.
À lire aussi : l’agent Administration.
RGPD et règlement européen sur l’IA
Chaque assistant est mis en place dans le respect du RGPD et du règlement européen sur l’IA (AI Act). Voici ce que cela veut dire, concrètement.
RGPD
- Le strict nécessaire. L’assistant ne reçoit que les documents utiles à son métier : le RGPD veut des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5).
- Une personne décide. L’assistant prépare ; il ne prend aucune « décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé » sur une personne (article 22).
- Des données exclues. Ni dossiers du personnel, ni paie, ni données de santé ; aucun fichier de clients ou de contacts chargé dans l’outil.
- L’éditeur vérifié. Nous vous indiquons où l’éditeur traite les données et combien de temps il les garde ; son contrat doit comporter les mentions de l’article 28.
- Votre registre à jour. Nous préparons avec vous la fiche du traitement pour votre registre.
Règlement européen sur l’IA
- Aucun usage interdit ni à haut risque. Les pratiques interdites (article 5) et les usages à haut risque (annexe III) sont exclus : c’est pourquoi nous ne trions pas de candidatures.
- La transparence. Un contenu généré par l’IA est signalé quand le règlement l’impose (article 50). Et nous ne mettons pas en place d’assistant qui répond seul à vos clients.
- Un responsable chez vous. Chaque assistant a un responsable, une fiche qui décrit ce qu’il fait et ce qu’il ne fait pas, et une charte d’usage connue de tous.
- La maîtrise de l’IA. Le règlement demande aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre « des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA par leur personnel » (article 4). L’accompagnement de vos équipes y contribue.
Vous restez responsable du traitement de vos données et de l’usage de l’outil ; quand nous accédons à vos données, c’est comme sous-traitant, pour les seuls besoins de la mission (nos CGV, articles 15 et 20). Nous ne promettons pas une conformité « clés en main » : nous vérifions, réglons et documentons avec vous. Ces repères ne remplacent pas l’avis de votre conseil.
Prix
Démarrage TPE : 1 800 € HT, la mise en service de l’outil et le premier assistant en une seule intervention. Compétences : 600 € HT pour une compétence simple, 1 200 € HT pour une compétence standard, test sur vos cas réels compris. Maintenance et support : dès 190 € HT par mois. Pour une PME ou une ETI, le prix dépend du nombre d’assistants et figure au devis.
L’abonnement à l’outil d’IA est à votre nom : vous le réglez directement à l’éditeur. Nous ne revendons aucun abonnement. Le détail : nos prix.
Questions fréquentes
Quelle différence avec l’agent Administration ?
L’assistant répond et rédige ; vous agissez. L’agent classe et met à jour vos dossiers lui-même, chaque action validée.
Peut-il lire ma boîte de réception ?
Non. Vous lui donnez le document ; il n’a aucun accès à votre messagerie.
Les informations extraites sont-elles fiables ?
Elles sont vérifiées par une personne avant d’être reportées : l’IA peut se tromper.
Les autres assistants
Direction
Résumer un document long avant une décision, préparer une réunion, rédiger une première version de note. L’assistant prépare, le dirigeant décide.
Commercial
Préparer un rendez-vous, rédiger une première version de proposition, répondre sur l’offre. Rien ne part chez un client sans relecture.
Juridique et conformité
Retrouver la bonne clause, vérifier un document face à un modèle, préparer une note de synthèse. L’assistant prépare, le juriste décide.
Ressources humaines
Répondre aux questions des salariés à partir de vos accords, préparer fiches et supports internes. Jamais de tri de candidatures.
Finance et comptabilité
Interroger vos rapports et procédures, produire résumés et tableaux de synthèse, standardiser vos commentaires. Accès réservé aux personnes habilitées.
Gestion de projets et bureaux d’études
Retrouver décisions, hypothèses et risques des projets passés, exploiter cahiers des charges et comptes rendus, adapter une synthèse à chaque public.
Qualité, sécurité, environnement
Procédures et modes opératoires en vigueur à portée de main, audits préparés, fiches mémo. Des référentiels vivants, utilisés sur le terrain.
Marketing et communication
Réutiliser vos contenus, décliner un message par public et par canal, synthétiser études et avis clients. Tout ce qui est publié est relu.
Service client et support
Préparer les réponses à partir de vos notices, FAQ et tickets résolus, repérer les manques de la documentation. Votre équipe relit et envoie.
Informatique
Répondre à la demande d’outils d’IA dans un cadre clair : un outil choisi, des accès séparés par métier, des comptes, des coûts et une sortie maîtrisés.
Documentation et gestion de la connaissance
Rendre vos documents interrogeables, repérer les contenus obsolètes ou en doublon, tenir vos références dans un format ouvert.
Recherche et développement
Interroger rapports internes, protocoles et résultats d’essais, synthétiser articles et documents techniques, comparer des options.
Cet assistant vous ferait gagner du temps ?
Parlons-en 30 minutes, gratuitement et sans engagement : nous vous dirons par où commencer, et ce qu’il ne fera pas.