Assistants IA › Ressources humaines
Assistant IA RH : les questions des salariés, vos documents RH
Congés, télétravail, mutuelle : les mêmes questions reviennent. L’assistant y répond à partir de vos accords et procédures, et prépare vos documents RH. Il ne trie jamais de candidatures.
Ce que fait l’assistant
Ce qui reste à vous : Toute décision sur une personne, la version finale des documents et leur diffusion.
Des compétences pour les tâches qui reviennent
Une compétence est un savoir-faire écrit une fois, que l’assistant applique chaque fois que la tâche le demande. Exemples :
Réponse à une question de salarié
La réponse, avec la référence de l’accord ou de la procédure, dans un ton clair.
Livret d’accueil
Un livret pour un nouvel arrivant, à partir de vos documents.
Ce qu’il ne fait jamais
- Il ne trie, ne classe et n’évalue aucune candidature.
- Il n’évalue pas les salariés.
- Il ne lit ni dossiers du personnel, ni paie, ni données de santé.
- Il ne surveille pas l’activité des salariés.
Un exemple
Une PME de 120 salariés sur trois sites reçoit chaque semaine les mêmes questions sur les congés et le télétravail. L’assistant répond à partir de l’accord d’entreprise, en citant l’article ; les cas particuliers sont transmis à la responsable RH.
La DGE cite cet usage : « Assistant RH : aide à la rédaction de documents RH ou contrats, recherche dans les données RH internes » (guide de la DGE). Pour le recrutement, la CNIL conseille : « En cas de doute, il est conseillé de ne pas faire appel à des outils susceptibles de produire des décisions entièrement automatisées. » (CNIL). Et le CSE doit être informé et consulté sur l’introduction de nouvelles technologies, rappelle France Num : vérifiez avec votre conseil.
Vos données
Ce que vous lui confiez
- Accords d’entreprise, règlement intérieur, procédures
- Documents d’accueil et fiches pratiques
- Vos modèles d’annonces et de notes
Ce qui reste hors de l’outil
- Les dossiers du personnel et les données nominatives des salariés
- La paie et les données de santé
- Les candidatures et les CV
Le choix exact se fait avec vous à l’audit, selon vos documents, vos accords de confidentialité et l’offre de l’éditeur.
Pour aller plus loin
À lire aussi : pourquoi nous ne trions pas de candidatures ; comment un assistant IA RH réduit le temps passé sur les questions récurrentes ; charte IA d’entreprise.
RGPD et règlement européen sur l’IA
Chaque assistant est mis en place dans le respect du RGPD et du règlement européen sur l’IA (AI Act). Voici ce que cela veut dire, concrètement.
RGPD
- Le strict nécessaire. L’assistant ne reçoit que les documents utiles à son métier : le RGPD veut des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5).
- Une personne décide. L’assistant prépare ; il ne prend aucune « décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé » sur une personne (article 22).
- Des données exclues. Ni dossiers du personnel, ni paie, ni données de santé ; aucun fichier de clients ou de contacts chargé dans l’outil.
- L’éditeur vérifié. Nous vous indiquons où l’éditeur traite les données et combien de temps il les garde ; son contrat doit comporter les mentions de l’article 28.
- Votre registre à jour. Nous préparons avec vous la fiche du traitement pour votre registre.
Règlement européen sur l’IA
- Aucun usage interdit ni à haut risque. Les pratiques interdites (article 5) et les usages à haut risque (annexe III) sont exclus : c’est pourquoi nous ne trions pas de candidatures.
- La transparence. Un contenu généré par l’IA est signalé quand le règlement l’impose (article 50). Et nous ne mettons pas en place d’assistant qui répond seul à vos clients.
- Un responsable chez vous. Chaque assistant a un responsable, une fiche qui décrit ce qu’il fait et ce qu’il ne fait pas, et une charte d’usage connue de tous.
- La maîtrise de l’IA. Le règlement demande aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre « des mesures pour favoriser le développement de la maîtrise de l’IA par leur personnel » (article 4). L’accompagnement de vos équipes y contribue.
Vous restez responsable du traitement de vos données et de l’usage de l’outil ; quand nous accédons à vos données, c’est comme sous-traitant, pour les seuls besoins de la mission (nos CGV, articles 15 et 20). Nous ne promettons pas une conformité « clés en main » : nous vérifions, réglons et documentons avec vous. Ces repères ne remplacent pas l’avis de votre conseil.
Prix
Démarrage TPE : 1 800 € HT, la mise en service de l’outil et le premier assistant en une seule intervention. Compétences : 600 € HT pour une compétence simple, 1 200 € HT pour une compétence standard, test sur vos cas réels compris. Maintenance et support : dès 190 € HT par mois. Pour une PME ou une ETI, le prix dépend du nombre d’assistants et figure au devis.
L’abonnement à l’outil d’IA est à votre nom : vous le réglez directement à l’éditeur. Nous ne revendons aucun abonnement. Le détail : nos prix.
Questions fréquentes
L’assistant peut-il trier des CV ?
Non. Le tri de candidatures est un usage à haut risque selon le règlement européen sur l’IA : nous ne le mettons pas en place.
Voit-il les dossiers des salariés ?
Non. Il travaille sur vos accords et vos procédures, sans donnée nominative.
Faut-il consulter le CSE ?
Selon votre effectif, l’introduction d’un nouvel outil peut demander l’information et la consultation du CSE. Demandez l’avis de votre conseil.
Les autres assistants
Direction
Résumer un document long avant une décision, préparer une réunion, rédiger une première version de note. L’assistant prépare, le dirigeant décide.
Commercial
Préparer un rendez-vous, rédiger une première version de proposition, répondre sur l’offre. Rien ne part chez un client sans relecture.
Juridique et conformité
Retrouver la bonne clause, vérifier un document face à un modèle, préparer une note de synthèse. L’assistant prépare, le juriste décide.
Finance et comptabilité
Interroger vos rapports et procédures, produire résumés et tableaux de synthèse, standardiser vos commentaires. Accès réservé aux personnes habilitées.
Administration
Classer et retrouver vos documents, extraire les informations d’une facture, préparer des courriers types. Chaque information extraite est vérifiée.
Gestion de projets et bureaux d’études
Retrouver décisions, hypothèses et risques des projets passés, exploiter cahiers des charges et comptes rendus, adapter une synthèse à chaque public.
Qualité, sécurité, environnement
Procédures et modes opératoires en vigueur à portée de main, audits préparés, fiches mémo. Des référentiels vivants, utilisés sur le terrain.
Marketing et communication
Réutiliser vos contenus, décliner un message par public et par canal, synthétiser études et avis clients. Tout ce qui est publié est relu.
Service client et support
Préparer les réponses à partir de vos notices, FAQ et tickets résolus, repérer les manques de la documentation. Votre équipe relit et envoie.
Informatique
Répondre à la demande d’outils d’IA dans un cadre clair : un outil choisi, des accès séparés par métier, des comptes, des coûts et une sortie maîtrisés.
Documentation et gestion de la connaissance
Rendre vos documents interrogeables, repérer les contenus obsolètes ou en doublon, tenir vos références dans un format ouvert.
Recherche et développement
Interroger rapports internes, protocoles et résultats d’essais, synthétiser articles et documents techniques, comparer des options.
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